Documents de propriété de l'entreprise pour les deux entités, preuve que les deux fonctionnent, les antécédents professionnels de la personne mutée avec les dates et les fonctions, et une description détaillée du rôle aux États-Unis avec un organigramme. Rédigez la lettre de soutien en dernier, à partir de ces dossiers.
Écrivez la lettre du dossier, pas le fichier de la lettre
Un échec courant est une lettre de soutien convaincante suivie de pièces à conviction qui ne prouvent pas ce qu’elle dit. Inversez l’ordre. Commencez par les statuts, les registres des actions et tout accord d’acquisition établissant la relation de qualification.
Ajoutez les dossiers de paie de l'entité québécoise pour la personne mutée couvrant toute l'année d'admissibilité, ainsi qu'une description de poste ou des évaluations de rendement démontrant les fonctions de direction au cours de cette année. Pour l'entité américaine, rassemblez le bail, le récapitulatif de paie récent, les déclarations de revenus et un aperçu du client ou des revenus. Préparez ensuite les organigrammes, avant et après le transfert, avec les noms et titres de poste pour chaque ligne hiérarchique.
Ce n'est que lorsque ces pièces à conviction existent que la lettre de soutien doit être rédigée, et chaque phrase doit pointer vers une pièce à conviction. Exemple hypothétique : un cabinet-conseil de Québec déclare que son directeur Lac-Beauport supervisera la réalisation du projet aux États-Unis, mais le graphique américain montre tous les chefs de projet relevant du président américain. La lettre et le tableau doivent être d'accord avant le dépôt, et non après qu'une demande de preuves ait révélé l'écart.